Jak często trzeba robić przegląd kasy fiskalnej? Terminy, zakres i kary
Przegląd kasy fiskalnej wykonuje się nie rzadziej niż co 2 lata. Sprawdź, od kiedy liczy się termin, co obejmuje przegląd i jakie kary grożą za jego brak.
Obowiązkowy przegląd techniczny kasy rejestrującej (legalizacja) wykonuje się nie rzadziej niż co 2 lata. Zasada ta wynika z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2025 r. poz. 845), które od 1 lipca 2025 r. zastąpiło wcześniejsze rozporządzenie z 2019 r. Sam obowiązek poddawania kas przeglądowi technicznemu został natomiast określony w art. 111 ust. 3a ustawy o podatku od towarów i usług.
Termin ten dotyczy zarówno kas online, jak i starszych urządzeń z papierowym oraz elektronicznym zapisem kopii, które pozostają w użyciu do czasu zakończenia ich pracy w trybie fiskalnym.
Dwa lata liczy się od daty fiskalizacji urządzenia – w przypadku pierwszego przeglądu – albo od daty ostatniego wykonanego przeglądu technicznego. Nie jest to termin liczony w latach kalendarzowych, lecz dokładnie 24 miesiące od konkretnego zdarzenia. Datę ostatniego przeglądu można sprawdzić w książce kasy, w której serwisant odnotowuje każdą wykonaną czynność serwisową.
Warto pamiętać, że przepis mówi o przeglądzie „nie rzadziej niż co 2 lata”. Oznacza to termin maksymalny, a nie zalecany. Przedsiębiorca może wykonywać przeglądy częściej – na przykład raz w roku – i w praktyce jest to rozwiązanie wygodniejsze z kilku powodów. Po pierwsze, ogranicza ryzyko przeoczenia terminu i wynikających z tego kar. Po drugie, pozwala wcześniej wykryć zużycie podzespołów, takich jak akumulator czy głowica drukująca. Po trzecie, u wielu producentów przegląd wykonywany co roku wiąże się z przedłużeniem gwarancji na podzespoły kasy, w tym często na pamięć fiskalną, co przy ewentualnej awarii może oznaczać wymianę na koszt producenta zamiast na koszt przedsiębiorcy. Warunki gwarancyjne różnią się jednak między producentami, dlatego warto je zweryfikować przy zakupie urządzenia lub bezpośrednio w serwisie.
Od ogólnej zasady istnieje kilka istotnych wyjątków:
Kasy rejestrujące mające postać oprogramowania, czyli tzw. kasy wirtualne, nie posiadają podzespołów mechanicznych ani plomb, dlatego nie podlegają cyklicznemu przeglądowi technicznemu w takim zakresie jak urządzenia sprzętowe. Podlegają natomiast pozostałym obowiązkom użytkownika kasy rejestrującej, w tym zapewnieniu prawidłowej łączności z Centralnym Repozytorium Kas oraz aktualności oprogramowania. Zasady ich używania reguluje odrębne rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. (Dz. U. z 2025 r. poz. 861).
Zakres obowiązkowego przeglądu technicznego określają przepisy rozporządzenia. Serwisant sprawdza w szczególności:
Wynik przeglądu serwisant odnotowuje w książce serwisowej kasy. Dokumentem potwierdzającym wykonanie przeglądu jest również wydruk raportu z kasy. Przegląd może wykonać wyłącznie podmiot prowadzący serwis kas lub serwis główny, posiadający stosowne uprawnienia dla danego modelu urządzenia.
Konsekwencje niedotrzymania terminu są dwojakie i mogą wystąpić łącznie.
Po pierwsze, zgodnie z art. 111 ust. 6ka ustawy o VAT naczelnik urzędu skarbowego nakłada w drodze decyzji karę pieniężną w wysokości 300 zł. Przepis nie pozostawia organowi swobody uznania – kara ma charakter obligatoryjny. Należy ją uiścić w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji, bez dodatkowego wezwania.
Po drugie, przedsiębiorca, który skorzystał z ulgi na zakup kasy rejestrującej i nie poddał urządzenia przeglądowi w obowiązującym terminie, jest zobowiązany do zwrotu odliczonej lub otrzymanej kwoty ulgi do 700 zł na urządzenie, jeżeli uchybienie nastąpiło w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji. Wynika to z art. 111 ust. 6 ustawy o VAT.
Łączny koszt zaniedbania może zatem sięgnąć 1000 zł na jedno urządzenie, czyli kwoty wielokrotnie przewyższającej cenę samego przeglądu.
W praktyce najczęstszą przyczyną kar nie jest świadome zaniedbanie, lecz zwykłe przeoczenie daty. Warto więc sprawdzić w książce kasy datę ostatniego przeglądu i ustawić przypomnienie z co najmniej miesięcznym wyprzedzeniem, a wizytę serwisu umówić z zapasem czasowym. Przy większej liczbie urządzeń każde z nich ma własny, niezależny termin przeglądu – prowadzenie zbiorczego zestawienia dat znacząco ułatwia kontrolę nad obowiązkami.
MediaGO prowadzi autoryzowany serwis urządzeń fiskalnych w Warszawie, przy ul. Kolorowej 19. Wykonujemy obowiązkowe przeglądy techniczne kas i drukarek fiskalnych, prowadzimy wpisy w książce serwisowej oraz pilnujemy terminów kolejnych przeglądów dla obsługiwanych przez nas urządzeń. Przegląd można zrealizować w naszym punkcie serwisowym lub, w zależności od modelu urządzenia i lokalizacji firmy, u klienta.
Jeśli nie masz pewności, kiedy przypada termin przeglądu Twojej kasy, skontaktuj się z nami – pomożemy ustalić datę i umówić serwis.
Kontakt: 502 738 275 / 22 478 57 01 / pomoc@mediago.pl ul. Kolorowa 19 lok. U151, Warszawa Ursus
Nasi eksperci tworzą treści oparte o najnowsze przepisy i wielu latach doświadczenia.
Znajdziesz tu praktyczne informacje dotyczące kas fiskalnych, drukarek fiskalnych, terminali płatniczych oraz oprogramowania dla firm.
Wyjaśniamy najważniejsze zmiany w przepisach, podpowiadamy, jak wybrać odpowiednie urządzenie i przedstawiamy rozwiązania, które ułatwiają codzienne prowadzenie biznesu. Piszemy również o serwisie urządzeń fiskalnych, systemach POS, kasach wirtualnych oraz nowych technologiach wspierających sprzedaż.
Naszym celem jest dostarczanie rzetelnej i przydatnej wiedzy, która pomaga przedsiębiorcom podejmować świadome decyzje. Niezależnie od tego, czy dopiero rozpoczynasz działalność, czy szukasz sposobów na usprawnienie swojej firmy, znajdziesz tutaj wskazówki dopasowane do potrzeb współczesnego biznesu.
Przegląd kasy fiskalnej wykonuje się nie rzadziej niż co 2 lata. Sprawdź, od kiedy liczy się termin, co obejmuje przegląd i jakie kary grożą za jego brak.
Sprawdź, jak działa terminal płatniczy za 0 zł i dofinansowanie kasoterminala w MediaGO oraz jakie warunki musi spełnić Twoja firma.
Wyrejestrowanie kasy fiskalnej wymaga odczytu pamięci przez autoryzowany serwis i złożenia wniosku do urzędu skarbowego. Sprawdź, jak wygląda ta procedura krok po kroku.